#trik_pojok { position:fixed;_position:absolute;bottom:0px; right:0px; clip:inherit; _top:expression(document.documentElement.scrollTop+ document.documentElement.clientHeight-this.clientHeight); _left:expression(document.documentElement.scrollLeft+ document.documentElement.clientWidth - offsetWidth);

BINTANG-BINTANG

Kamis, 27 Oktober 2011

My Slideshow Slideshow

My Slideshow Slideshow: TripAdvisor™ TripWow ★ My Slideshow Slideshow ★ to Kabupaten Sragen (near Solo). Stunning free travel slideshows on TripAdvisor

PENGURUSAN SURAT

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.
Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
5. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
Tanggal Penerimaan Surat Masuk
Nomor Urut Agenda
Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
Alamat Pengirim
Hal
Lampiran
Isi Disposisi
Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6. Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Rabu, 26 Oktober 2011

CONTOH PERALATAN KANTOR

 SCANNER

Scanner digunakan untuk menyalin/mengambil gambar file dari luar komputer yang hasilnya akan ditampilkan di komputer. 







 MONITOR

Monitor berfungsi untuk menampilkan data, instruksi dan informasi dalam bentuk teks dan grafik atau gambar di layar monitor.










PRINTER
Printer yaitu peralatan keluaran yang digunakan untuk mencetak data/informasi dari komputer dengan kertas.







ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.


E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.


Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu
dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya
tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.
-----------